Kilometervergoeding zakelijke ritten berekenen

De regels voor onbelaste kilometervergoeding

Voor elke kilometer die je voor zakelijke doeleinden aflegt met een privévoertuig, mag je een onbelast bedrag aan jezelf of je werknemer overmaken. Dit geldt voor klantbezoeken, leveringen en alle overige ritten met een duidelijk zakelijk karakter.

Keer je een hogere vergoeding per kilometer uit dan de wettelijke norm? Dan wordt het meerdere bedrag door de Belastingdienst gezien als belastbaar inkomen of loon, waarover je belasting en premies verschuldigd bent.

Het belang van een nauwkeurige rittenregistratie

Om de onbelaste kilometervergoeding fiscaal te onderbouwen, is een nauwkeurige administratie noodzakelijk. Je moet bij een controle door de Belastingdienst kunnen aantonen dat de gedeclareerde kilometers daadwerkelijk zakelijk zijn gereden.

Naast de standaard kilometervergoeding zijn er vaak aanvullende fiscale keuzes te maken bij het zakelijk organiseren van je vervoer. Lees meer over zakelijke investeringen en belastingvoordelen om te ontdekken welke optie het beste past bij jouw kilometers.

Btw-teruggave bij gebruik van een privéauto

Rijd je zakelijke kilometers met je privéauto, dan kun je de btw op de onderhouds- en gebruikskosten gedeeltelijk terugvragen via de omzetbelasting. De kilometervergoeding zelf is vrij van btw, maar de daadwerkelijk gemaakte onderhoudskosten bevatten dit wel.

De mate waarin je de btw mag terugvragen hangt af van de verhouding tussen het aantal zakelijke kilometers en de totale jaarkilometrage van de auto. Een goede kilometerregistratie helpt om deze verhouding exact te onderbouwen.

Welke rol speelt de CO2-uitstoot bij de kilometervergoeding?

Voor de onbelaste kilometervergoeding die een werkgever aan een werknemer betaalt voor zakelijke kilometers, speelt de CO2-uitstoot van de gebruikte auto geen directe rol. De vergoeding is primair bedoeld om de kosten van het gebruik van de privéauto voor zakelijke doeleinden te dekken, ongeacht het type brandstof of de milieuprestaties van het voertuig. De hoogte van de onbelaste vergoeding wordt jaarlijks vastgesteld door de Belastingdienst en is een standaardbedrag per kilometer dat voor alle auto's geldt.

Toch kan de keuze voor een voertuig met lage CO2-uitstoot indirect van invloed zijn, bijvoorbeeld als er fiscale stimuleringsmaatregelen gelden voor de aanschaf van dergelijke voertuigen, die de algemene autokosten beïnvloeden. Dit kan dan weer doorwerken in de afspraken die gemaakt worden over eventuele aanvullende vergoedingen bovenop de onbelaste kilometervergoeding. Voor de werknemer is het onbelaste deel echter altijd hetzelfde, ongeacht het type auto dat wordt ingezet voor zakelijke ritten.

Zijn er verschillen tussen de kilometervergoeding voor werknemers en ondernemers?

Ja, er zijn fundamentele verschillen in de manier waarop de kilometervergoeding wordt behandeld voor werknemers en ondernemers. Een werknemer ontvangt van de werkgever een onbelaste kilometervergoeding voor zakelijk gereden kilometers met een privéauto, tot een maximumbedrag per kilometer. Dit bedrag is een tegemoetkoming voor de gemaakte kosten en is onderworpen aan specifieke regels om als onbelaste vergoeding te kwalificeren. Het gaat hierbij om een vergoeding die door de werkgever wordt betaald.

Voor een ondernemer die zakelijke ritten maakt met een privéauto, werkt het anders. De ondernemer kan geen 'vergoeding' ontvangen in de zin van een werknemersvergoeding, maar mag de kosten voor het zakelijke gebruik van de privéauto opvoeren als aftrekpost. De aftrek is gekoppeld aan een vast bedrag per zakelijk gereden kilometer. Dit bedrag is bedoeld om alle kosten, zoals brandstof, onderhoud, afschrijving en verzekering, te dekken en verlaagt de fiscale winst. Het bijhouden van een nauwkeurige rittenregistratie is in beide gevallen essentieel voor een correcte afhandeling.

• Werknemer: onbelaste vergoeding van werkgever.
• Ondernemer: aftrekpost per kilometer voor fiscale winst.
• Beide: rittenregistratie noodzakelijk voor bewijslast.

Veelgestelde vragen